Alur Setelah Project Deal

Setelah kesepakatan proyek dicapai, berikut langkah-langkah yang akan dilakukan oleh tim:

  1. Approvement Material
    Persetujuan terhadap materi yang akan digunakan dalam proyek.

  2. Menjelaskan Alur Progress – Finish
    Menyampaikan alur kerja secara keseluruhan, dari awal hingga tahap akhir.

  3. BAST Aktif
    BAST akan diaktifkan setelah semua pekerjaan selesai diinstal.
    Pekerjaan minor (service minor) akan dilakukan pada saat masa retensi dan garansi berlangsung.

  4. Buat Akun Web Aplikasi
    Pembuatan akun untuk akses ke sistem/aplikasi yang dikembangkan.

  5. Serah Terima Kontrak
    Penyerahan dan penandatanganan dokumen kontrak proyek.

  6. Penjelasan Timeline Project
    Penyampaian garis waktu proyek secara menyeluruh, termasuk fase-fase dan target penyelesaian.

  7. Time Schedule
    Penjabaran jadwal teknis dan pelaksanaan tiap tahap.

  8. Perkenalan Team In-Charge
    Pengenalan anggota tim yang akan menangani proyek secara langsung.

Proses Progress Project

Selama fase proyek berjalan, tim akan memastikan dokumentasi, pelaporan, dan kontrol dilakukan secara rutin dan terstruktur, melalui langkah-langkah berikut:

1. Laporan Berkala

  • Weekly Report
    Laporan mingguan untuk update status pekerjaan.

  • Monthly Report
    Laporan bulanan yang merangkum perkembangan proyek.

2. Progress Pembayaran

  • Payment Progress
    Pemantauan kemajuan untuk pencairan pembayaran.

  • Payment Request
    Permintaan pembayaran berdasarkan progres.

  • Invoice
    Penerbitan tagihan resmi.

  • Payment Report & Tax Invoice
    Laporan pembayaran dan faktur pajak untuk keperluan administrasi dan audit.

3. Checklist & Pengecekan Kualitas

  • Checklist
    Pemeriksaan rutin terhadap pekerjaan di lapangan.

  • Defect Checklist Internal
    Identifikasi masalah atau kekurangan internal.

  • MEP Checklist
    Pemeriksaan sistem Mekanikal, Elektrikal, dan Plumbing.

  • Structural Checklist
    Pengecekan struktur bangunan secara teknis.

4. Penanganan Permasalahan

  • Issue
    Pencatatan masalah di lapangan.

  • MoM (Minutes of Meeting)
    Catatan hasil rapat terkait penyelesaian isu.

  • RFI (Request for Information)
    Permintaan informasi teknis tambahan.

  • Additional Reduction
    Penyesuaian pekerjaan atau pengurangan pekerjaan tambahan.

  • Kronologi Form
    Formulir dokumentasi kronologis sebagai pertanggungjawaban.

5. Pengadaan & Dokumentasi Visual

  • Procurement
    Proses pengadaan material/alat.

  • General Cleaning
    Pembersihan umum menjelang serah terima.

  • Foto & Video
    Dokumentasi visual untuk pelaporan dan portofolio.

Serah Terima Pekerjaan (BAST)

BAST (Berita Acara Serah Terima) akan diterbitkan sebagai tanda bahwa: Semua pekerjaan telah diselesaikan sesuai ruang lingkup yang disepakati.

Dokumen ini menjadi bukti formal bahwa proyek telah selesai dikerjakan dan siap untuk memasuki tahap retensi atau masa garansi jika diperlukan.

Alur Kerja

1. Inisiasi Proyek

  • Admin: Menerima info & data gambar dari client → diteruskan ke Tim QS

2. Estimasi Awal

  • QS: Review file gambar & dokumen

  • Admin: Hubungi client jika ada pertanyaan dari QS

  • QS: Lakukan survey lapangan & membuat laporan

  • QS: Menghitung RAB / BOQ berdasarkan hasil survey

3. Penawaran ke Klien

  • Admin: Mengirimkan quotation ke client

  • Follow up dilakukan 4x jika belum ada respon

4. Jika Ada Negosiasi

  • PM & APM: Negosiasi harga

  • Jika Not Deal → QS siapkan harga terbaik → Admin kirimkan revisi penawaran → Kembali ke tahap “Deal”

5. Jika Deal

  • QS: Info ke PM untuk persiapan vendor

  • QS: Siapkan SPK Vendor & Mandor

  • Admin: Siapkan kontrak & gabungkan dengan BOQ

  • Admin: Kirim kontrak untuk ditandatangani client

  • AM/PM: Tanda tangan kontrak & persiapkan Pre Kick Off Meeting

6. Kick Off & Pelaksanaan

  • Drafter, Admin & QS: Siapkan dokumen meeting seperti:

    • Material

    • Schedule

    • RAB

    • Vendor & Milestone

    • Akun Web/Aplikasi

  • AP: Siapkan invoice & kirim ke client

  • PM: Kick Off Meeting → Lanjut ke tahap konstruksi

7. Jika Tidak Ada Jawaban

  • Admin: Lakukan follow-up

  • Admin: Update database CRM